Maak een SIPOC en bepaal de scope van jouw project!

Een SIPOC is een tool die binnen lean vaak gebruikt wordt om de scope te bepalen. Hiermee bedoelen we met welk (stuk van een) proces je aan de slag gaat, en wat je hier allemaal in meeneemt. Het woord SIPOC komt voort uit de volgende woorden:

Supplier
Input
Proces
Output
Customer

In dit artikel leggen we je uit hoe je een SIPOC maakt, en waar je allemaal aan moet denken bij het bepalen van de scope van jouw project. Ook laten we een voorbeeld zien.

Een SIPOC maken

Voordat je begint met het verbeteren van een proces, is het goed om te kijken waar je precies mee te maken hebt. Ook wil je weten wie hier allemaal bij betrokken zijn. Daarom is het handig om een SIPOC te maken. We leggen hieronder uit wat de verschillende stappen inhouden:

Suppliers (leveranciers)

Een supplier is de persoon die aan het begin van het proces iets aanlevert. Daarom noemen we dit ook wel een ‘leverancier’. Dit hoeft niet altijd één persoon te zijn, het kan ook een afdeling zijn of een organisatie. In enkele gevallen is het een systeem.

Input

De supplier levert input aan. Dit is hetgeen wat nodig is om het proces op te starten. Dit kan bijvoorbeeld een telefoontje zijn, of een e-mail die binnenkomt. In productieprocessen bestaat de input vaak uit materialen. In dienstverlenende processen is de input vaak bepaalde informatie.

Proces

De supplier levert input zodat er een proces kan worden doorlopen. Een proces bestaat uit meerdere stappen. Elke processtap heeft zijn eigen input en zijn eigen suppliers. Maar ook elke processtap heeft een output, die bedoeld is voor een ‘customer’.

Output

De output is het resultaat van het proces of de processtap zijn. Het is hetgeen je wilt bereiken. De output van een losse processtap kan ook een deelresultaat zijn, bijvoorbeeld gecontroleerde informatie of een geregistreerde melding.

Customer

De customer is degene voor wie de output is bedoeld. Dit kan een ‘eindklant’ zijn, maar ook bijvoorbeeld een collega of een andere afdeling. Het is iemand die blij wordt van de output die het proces oplevert. Een proces(stap) kan meerdere customers hebben.

Hoe maak je een SIPOC?

Er zijn twee manieren om een SIPOC te maken.

1) Je bepaalt per stap de supplier, input, output en customers.

Als je deze manier gebruikt, zet je alle processtappen verticaal onder elkaar. Vervolgens bepaal je per stap de wie wat aanlevert en wat dit voor wie oplevert. Dit zet je er horizontaal naast:

2) Je bepaalt per proces de suppliers, input, output en customers.

Als je deze manier gebruikt, zet je de processtappen verticaal naast elkaar. Vervolgens bepaal je wat nodig is om het proces te doorlopen (input), en wat het oplevert (output). Dit zet je er schuin boven. Daarna bepaal je de suppliers en de customers in het proces:

Welke manier je gebruikt, maakt niet zoveel uit. Het is maar wat je zelf prettig vindt. Het voordeel van de eerste manier is dat mensen stapsgewijs leren denken. Ze worden gedwongen per stap te kijken wat er precies nodig is, en wie in de stap de klant is. Het nadeel is dat het in een logisch proces soms een beetje een omslachtige manier is, waarin je veel dubbelingen krijgt. Dan kun je de tweede manier goed gebruiken.

Ook interessant:

Meer artikelen lezen of op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent lean werken?

Volg ons dan op social media!

Maak een SIPOC en bepaal de scope van jou project!